从业十余年，主要在某大型国企任行政相关的工作，有幸遇到过几次大型会议/论坛，曾经带领团队攻下过数个当时看来挺艰巨的会务，对我而言这样的经历于职业生涯中不可多得，毕竟全国性规模的会务组织在大多数企业都并不会太多，故而将这段经验整理出来，或许能为周边从事相同工作的朋友提供参考。会前筹备篇第一步，制订一份完整的策划方案。这是整个会务工作能否成功的关键，比如打一场硬仗之前，需要了解各方面情况，然后排兵布阵，有了清晰的作战步骤，上了一线让每个士兵知道自己的位置在哪，需要怎么打，遇到紧急情况时做出怎样的反应，如何处理如何汇报如何解决。我没研习过兵法，但觉得复杂事项的处理，应当于兵法也有相似之处。

会前主要的工作就是尽量出一份完整的策划方案，即总方案，如果情况比较复杂，可以细化子方案。好处是每个流程环环相扣，便于执行、检查和反馈。

会前筹备阶段的工作流程（知乎居然不能用表格，难过）

1. 信息收集：2. 酒店对接：

输出：##酒店接待方案，将相关要求落实后，出具酒店相关的信息方案，汇总至总策划

3. 会场布置：

输出：会场布置方案，包括座位安排平面图，会前两天左右确认会场，调试设备

4. 会务标识：

输出：设计稿出来后，与主管领导沟通，确认后印刷并提前两天布置到位

5. 接待执行：

输出：接机表（参会人员多这张表就非常有用了，发给车队他们安排执行；并通知到接机人员）； 酒店入住表（客人到达酒店办理入住，登记房间号发放房卡，可便于联系，确认人员到达情况）

以上五个模块，基本上就可以安排团队人员分工了，每个人领个任务包，分头行动，最好每个执行人自己能做个细化的执行方案，可以是简单的表格形式。隔天或者每天开碰头会，汇报各自工作进度、需要团队协调事项、内部互相通气，如有变化，整个团队都及时做出调整。

这个环节需要沟通顺畅，或者说会务全流程下来，快速有效的沟通都非常重要。因为信息来源多头，只传导到某个人，没有及时传递下去，后面的环节就会形成多米诺效应。比如，某来宾行程临时变更，信息接收者未及时传达，后续影响接机、住宿、行程安排，车队、接机人员、酒店方都会跟着乱了节奏。

会务预算！！！开个大会 没钱怎么行呢，会前切记要做好预算，其实筹备方案出来后，就已经接触各类供应商了，也开始价格谈判了。我们采用的预算方法是自上而下分解，即每个会务工作都会视等级有个费用区间，会务组根据每项任务分解总好处，出具体的子项活动预算方案（列清楚预估的费用科目、价格），汇总成会议总预算，交领导班子审批后执行，中途花钱基本就能得到控制，不太会有超预算的花费支出。如果有供应商需提前支付的款项，会务组就需要去财务处提前预支专项备用金了。

会序册（供参会的宾客使用，了解会议日程及简要介绍，提供住宿餐饮及会务组联系信息等）

工作手册（供相关方领导、相关负责人及工作组内部使用，促进内部信息传达，了解会议详情，部分截图可参考，必要信息尽量全面）

会中执行篇 会前检查：

2. 正式会议前一天：

注意：此时客人会来得比较集中，接待团队人手有限，需充分发挥好每个会务人员价值，做到忙而不乱；最好的方法是分组分工，信息畅通，比如签到台，安排一人进行客人引导、信息登记、签名墙签到，然后交接至引导处，协助办理入住，登记房号，发放会序册，讲解会议安排，沟通客人入住需求；机动组协调车辆调试，突发事件处理、信息收集及客人问询。可提醒酒店安排第二天叫醒服务，避免个别客人当天入住晚不能按时起床，耽误会议的尴尬。

3.会议当天：

会前一小时：

4. 会中执行：

餐饮：全天会议，中餐一般自助为宜，晚餐可安排桌餐。自助餐券可在入住时发放，晚餐需了解出席宴会人员，提前安排桌位，视情况需进行排桌，即主桌哪些人，其他桌次如何分配人员。提前安排酒水，与酒店沟通菜品。主办法祝酒辞、宾客致辞、答谢等如有需要都提前安排落实。

会中如有安排公司参观，需提前准备，如参观路线、往返车辆、陪同讲解人员。

现场负责 统筹协调、车辆调度、住宿餐饮、礼仪安排、新闻通讯、IT保障（含摄像录音现场拍照）各组等按原先计划执行，有信息变动工作群沟通，并反馈至总协调人。

会后总结篇

1.宾客安排2.会场拆除3.会后结算4. 宣传报道5.经验总结这样一个会务工作就圆满结束啦，祝每个辛劳勤快的会务人都有个美好的HAPPY END。